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バーチャルオフィスの受付と会議室、ここをチェック!

この記事ではバーチャルオフィスの受付と会議室についてのチェックポイントを解説していきます!


①受付について

【バーチャルオフィスは受付が大事!!】

→バーチャルオフィスは基本的に法人登記や郵便物受け取りサービスを利用するのがメインになってきます。最近はオフィスにわざわざ行かなくても仕事が出来る環境になってきているので、起業するのにとても便利な環境になってきていますよね。しかし自分で事業を行っていくと、商談や面談で自分の契約した住所地で人と会う場面が必ず出てくる事でしょう。

特に法人口座開設時は銀行の担当者と法人登記地で行う必要があります。あなたが渡した名刺を見て来客がある可能性もあります。つまりバーチャルオフィスは普段利用しないから特にこだわった設備は不要だよね?と思っている方がいらっしゃるかも知れませんが、それは間違いと言って差し支えないと思います。上記のような理由で使うことがあるからですね。

通常の会社のオフィスには必ずと言っていいほど受付があります。受付の印象=その会社の印象というイメージを抱く方も多いと思います。では、バーチャルオフィスには受付が必要ないのでしょうか?そんなことはありません。やはりミーティングやその他の商談でオフィスを頻繁に使うことが予想され、その際来館者の方があなたの会社に対してどういった第一印象を持つのかという事に対して大きな影響を与えるのが受付だからです。

清潔感があり、スタッフの方が笑顔であいさつや案内をしてくれる受付と、雑な作りの安っぽい受付では比較するまでもないですよね。場合によってはあなたの事業の売り上げを左右してしまう項目にもなりかねません。よって、受付に関してもしっかり検討する必要があります。


【オフィス契約時の注目ポイントを解説していきます!】

・受付はある?

→バーチャルオフィスとはいえ受付ぐらいどこにでもあるんじゃないの?と感じている方もいらっしゃるかと思いますが、意外と受付がない所も存在します。例えばマンションやアパートをバーチャルオフィスとして運営しているパターンですね。この場合1階は当たり前ですがマンション、アパートの仕様になっていますので受付はありません。しつこくて申し訳ありませんが、法人口座開設時には銀行の担当者がいらっしゃる場面がありますので、最悪受付がないというだけで開設へのハードルが上がってしまう事もあります。

・スタッフはいる?

→不測の事態が起こった際に、オフィスにスタッフがいない為全部自分でなんとかしなければならないのか、それともスタッフの方が補助をしてくれる環境なのかが、ビジネスに影響を与える要素になるのは間違いありません。例えばあなたがオフィスでの商談に遅刻してしまったとします。その際にゲストに対しオフィスの説明を行ってもらったり、待機場所を伝えてもらったりということが出来るか出来ないかでは、どうしても差が出てきます。

・ゲストとコミュニケーションがとれる?

→基本バーチャルオフィスには通勤することはありません。だからといって来客が無い、ということもありません。例えば、飛び込み営業や信用調査会社などが前触れもなくやってくる場合もあるでしょう。その場合にどういった形でゲストの方とコミュニケーションを取ることが出来るのか、オフィスによって対応は様々ですので確認をしておきましょう。この場合バーチャルオフィスの利用者がどこで何をしているのか必ずしもバーチャルオフィス側のスタッフが把握していないので、受付スタッフがいる、というだけでは不十分な場合が多く、ここは注意したいところです。

・郵便物の受け取り体制は?

→バーチャルオフィスにはあなた宛ての郵便物も当然届くようになってきます。どういった種類は受け取ってもらえる、または受け取ってもらえないのか、しっかり確認をしておきましょう。主に宅配便や、簡易書留(本人限定)などがどういった扱いになるのかですね。

・来館者にとってイメージが良いか?

→これも大事な要素です。まずは人の動きがあるかどうか、ここを確認しましょう。通常のオフィスを想像して貰うとわかる通り、人気の全くないオフィスはほぼありませんよね。大抵事務員さんや受付の方がいるものです。そういった良い意味での喧騒のようなものがあるかどうかというのは大事です。バーチャルオフィスを専業として行っているオフィスの場合、人の出入りが少なく閑散とした印象になる傾向があります。まとめると実際に行って雰囲気はどうか自分の肌で確かめてみましょう、ということになります。


②会議室について

・値段だけで選ぶのはやめよう

→バーチャルオフィスの利用を検討していった場合、どうしても目が行きがちなのは価格ですよね。最近はバーチャルオフィスサービスを提供している業者が多い為、価格帯もピンキリで格安のものを選ぶことも可能です。しかし、その選び方は危険です。例えばあなたが普段は家で仕事をするけど取引先とのミーティングは会議室が必須になってくる、、と考えているとします。その場合値段だけで見て会議室の設備がお粗末な所を選んでしまったらどうでしょう?自分の事業に支障をきたしかねない可能性があるオフィスと契約するのは避けたほうが良いです。

・その会議室、ちゃんとしてる?

→バーチャルオフィスには①オフィス物件を使用 ②マンションなどの居住用物件を転用 の2パターンがあります。②のオフィスを検討していると考えてみましょう。以下のような問題が浮かび上がってくるかもしれません。

『入り口が通常のオフィスのようになっていないので、ゲストが来館時迷ってしまう可能性がある、見た目があくまで住居用物件なので商談する、という感じにならない→ビジネス感の希薄化』

・利用料金・予約方法・キャンセルポリシーはどうなってる?

→利用料金は運営会社によって実に様々な仕組みになっています。一定時間以上利用すると割安になる場合や価格×時間数の単純計算の場合があったりします。大事なのは自分が使いたい時間が平日なのか休日なのか、時間帯はいつなのかといったシミュレーションをしておくことです。それを事前にやっておけば自分に必要なサービスが分かっているので、それを実現しているオフィスを選べば良いというシンプルなものになると思います。

・どんな会議室のパターンになっているか?

→完全遮断型、半個室、オープンな空間、、色んなスタイルの会議室のパターンがあります。一般的には遮蔽度が高いほど料金は高くなる傾向にあるのでそこも注意しましょう。人に聞かれたくない話(大事な商談、個人情報が会話中に出ると予想される場合など)をする場合は当然完全遮断型が良いでしょうし、そこまで徹底する必要がないのであれば半個室という選択をしても良いかもしれませんね。

・会議室の中が見えるかどうか

→女性は特に会議室の中が確認できるかどうかに注意しましょう。セキュリティに配慮があるオフィスであればガラス張りになっている所もあります。例えば初対面の男性と1対1で商談をするような場面の場合、ちょっと不安がありますよね。会議室のすべての面が透明になっているのは少し恥ずかしい感じがある、、という方は自分の精神が落ち着きやすいところでかつ遮蔽感もそこまでない(中が見える)会議室を選べると良いと思います。

・備品はどんなものが揃っている?

→自分がシミュレーションをしてみて使うことになるであろう備品がオフィスに揃っているか?を確認しましょう。商談やミーティングで使う場合、ホワイトボードやプロジェクターは使うことが多くの場面であることでしょう。そういったものを自分で用意するのかそれともオフィスに備えてあるのかを頭に入れておくのは重要です。

・利便性の高い立地にあるか?初見でもたどり着きやすい場所にあるか?

→一般的に”利便性が高い、アクセスし易い”場所といえば、駅前になってきます。あなたが契約しようとしているバーチャルオフィスはどういった所にあるでしょうか?自分は良くても、お客様や取引先の方からその立地はどう思われるか?といった視点が重要です。ただし立地が良いとされている場所ほど賃料も高くなってきますので、そこも予算と相談の上決めるようにしましょう。電話で場所を説明するのが簡単かどうか?という観点は1つ指標にしても良いかもしれません。

・見学してみよう

→やはり一番大事なのは現場に行って見学をしてみることです。自分がそのオフィスまでにたどり着くまでや、そのオフィスを見学して感じたことがそのまま来館される方の印象になってきます。そのイメージが出来るだけプラスになるようなオフィスを見つけることが出来ることを祈っています。